Ez az első közös projectem a Billcityvel. A Billcity számlázójához készítettem egy tömeges számlaimport megoldást. Szokás szerint excelben fut, macrokat használ. A lényege, hogy nagyon gyorsan kiállíthatod vele havi számláidat akkor is, ha változnak rajta a tételek vagy a mennyiségek.
Kifejezetten ideális könyvelőknek, bérszámfejtőknek, adótanácsadóknak, ügyvédeknek és minden olyan szolgáltatónak, akinek viszonylag állandó ügyfélkörnek kell rendszeresen számlázni, de változó mennyiséget és más tételeket kell számlázni. A számlakészítés partnerenként és cikkenként ki és bekapcsolható, ez igen hasznos, ha esetleg egyes tételeket nem minden hónapban akarsz kiszámlázni (pl zárás).
A Billcity egy NAV előirásoknak mindenben megfelelő online számlázóprogram. Regisztrálj egy felhasználói fiókot a BILLCITY.HU honlapon.
A számlázó használata ingyenes, tehát vállalkozó ügyfeleidnek is nyugodtan ajánlhatod. A Billcity-nek van saját ajánlatkészítő modulja, ami szintén ingyenes. Sőt a Billcitynél az ingyenes normál funkciók használatában benne van a dokumentumok megőrzése a NAV által előírt határidőig, és ez idő alatt bármikor le is tudod tölteni. Ezek másr fizetős extra szolgáltatások a Számlázz.hu-nál és a Billingo-nál is, tehát még egy indok, hogy miért érdemes Billcity-t használni. Mivel online számlázó, a számlát emailben el is küldi a vevőnek, és másolati példányt is kapsz belőle a Te email címedre.
A tömeges számlaimport (és az egyéb kényelmifunkciók) 1400Ft+áfá-ba kerülnek havonta. Webáruházzal is össze lehet kötni API-n keresztül. És természetesen az online felületen is ki lehet állítani a számlákat.
Véleményem szernt nagyon megéri ezért a pénzért. Nekem 6 órás munkámat váltja majd ki a Billcity+Excelguru számlaimpot megoldás, amivel 10 perc alatt ki tudom küldeni az egyhavi számláimat (200 feletti tétel).
Ezt a sort csak saját felelősségre olvasd el: A tömeges számla importálás unalmas technikai paraméterek: UTF-8 BOM kódolású CSV file-ok importálhatóak. A részletes domumentációt hamarosan elolvashatod ezen a linken: BILLCITY TÖMEGES SZÁMLAIMPORT DOKUMENTÁCIÓ.
Természetesen Te magad is megcsinálhatod, de az ExcelGuru leveszi a válladról ezt a terhet. Egyszerű táblázatokat használhatsz.
Kezd azzal, hogy letöltöd az excel táblázatot innen.
A táblázat használatához Excel 2010, 2013, 2016, 2019 vagy Office 365 szükséges. A makrók futtatását engedélyezni fell. Sajnos ha OpenOffice-t vagy LibreOffice-t használsz, nem fog működni (legalábbis nem teszteltük ezen a rendszereken). Az algoritmus egy CSV file-t készít, amit a BILLCITY.HU oldalon a számlázóba belépve a SZÁMLÁK menüpont alatt az IMPORT gomb megnyomásával tudsz beimportálni a számlázóba. Nemsokára erről lesz egy demó videó is.
Ha letöltötted a ZIP file-t, tömörítsd ki a csomagot. Kettő excel file-t találsz benne. Ha FIX egységárakat használsz, akkor a KEDVEZMÉNY nevű file-t használd, ha partnerenként eltérő egységáraid van, akkor a PARTNERÁR nevű file kell neked.
Legelőször add meg a vevők adatait és a termékek/szolgáltatások paramétereit a PARTNEREK és CIKKEK lapokon. Ezt egyszer kell megadni. A BEÁLLÍTÁS lapon már az aktuális számlakészítés paramétereit adhatod meg. Kell egy könyvtár, egy file név, a megfelelő dátumok, az emailküldés beállításai. Nagyjából ennyi az egész.
Ezután a MENNYISÉGMÁTRIX lapon megadhatod, hogy melyik partnerednek mekkora mennyiséget szeretnél számlázni. Az egyescikkeket ki és bekapcsolhatod, nem kell töröni és újra beírni, ha valamit nem szeretnél épp számlázni.
Amennyiben partnerenkénti egységárat használsz, akkor az EGYSÉGÁRAK lapon megadhatod a partnerenkénti árakat ilyenkor külön kedvezményt nem lehet beállítani. Ez a lap csak a PARTNERÁR verzióban található meg.
A BEÁLLÍTÁSOK lapon megnyomod a SZÁMLÁK GENERÁLÁSA gombot, és az algoritmus megcsinálja a számla feladást. a SZÁMLANÉZEGETŐ lapon meg tudod nézni a sematikus számlákat.
A végére hagytam még pár jótanácsot:
Nem szabad negatív árakat beállítani, ha sztornózni akarsz tételeket, akkor a mennyiségnél adjál meg mínusz számot.
A cikkeknél nézd át az áfa beállításokat.
A fizetési mód beálltást mindig ellenőrizd. Az átutalás és az utánvét a legtipikusabb, de előfordulhat hogy néha készpénzes számlát állítasz ki.
Ha kikapcsoltál pár tételt a mennyiségmátrixon, a következő alkalommal ne felejts el visszakapcsolni.
Használd a SZÁMLANÉZEGETŐ funkciót, ellenőrizheted az importálandó számláidat sematikus megjelenítéssel.
Először csak pár számlával próbáld ki, ha valamit elrontasz, ne kelljen sokat sztornózni.
Sok sikert!