BIZTONSÁGI MÁSOLAT
Ha kapsz tőlem egy konvertálót, rögtön csinálj belőle egy biztonsági másolatot, mert amikor használni kezded és valami esetleg elállítódik benne, akkor elő tudod venni a biztonsági másolatot, amiben jók a képletek. Fontos, hogy a biztosnági másolatba ne írj bele semmit. Mielőtt használni kezded, még akkor csinálj belőle egy biztonsági másolatot!

CÉGENKÉNT KÜLÖN EXCEL FILE
Minden partnerednek csinálj egy külön excel file-t Még ha a beállítások hasonlóak is, a kontír szabályoknál biztos lesz eltérés, hiszen a szállító-vevő különbözik. Ha minden partnert ugyanazzal az excel file-lal dolgozol fe, akkor mindig újra kell írnod a kontír szabályokat.

MAKRO FUTTATÁS ENGEDÉLYEZÉSE
A konvertálóim Excel makrokat használnak. Ezeknek a futtatást engedélyezni kell az Excel programban: Beállítások → Adatvédelmi központ → Adatvédelmi központ beállítása (gomb jobb oldalt) → Makrobeállítások → Összes makró engedélyezése.

AZ ALGORITMUS SZINTE VÉGIG FUT, DE NEM MENTI EL A CSV FILE-T
Nem állítottál be könyvtárat vagy nem létező könyvtárat állítottál be. Esetleg a file neve tartalmaz olyan karaktert, ami miatt nem tudja menteni a file-t. Választ ki a megfelelő könyvtárat és futtasd újra az algoritmust.

HIÁNYZÓ DÁTUM FEJLÉC
KSZLAKET segédprogrammal próbálsz beolvasni valamit, amit KETTŐS KONVERTÁLÓVAL kellene. Ez is egy RLB segédprogram, a RLB.hu forum oldalán a gyakori kérdéseknél SEGÉDPROGRAMOK alatt megtalálod a linket ahol le tudod tölteni.

A MEZŐELVÁLASZTÁSOK VAGY ADATOK HIBÁSAK 1.
A KETTŐS KONVERTÁLÓ tud EGYSOROS és TÖBBSOROS adatszerkezetet beolvasni. Az alapértelmezett a többsoros. A bankszámlakonvertálóimnál be lehet állítani, hogy EGYSOROS vagy TÖBBSOROS adatformátumot mentsenek. A pénztárgépszalag és a számlakonvertálók jellemzően EGYSOROS adatszerkezetűek. Ellenőrizd a beállításokat.

A MEZŐELVÁLASZTÁSOK VAGY ADATOK HIBÁSAK 2.
Bankkonvertálónak a közlemény vagy partnernév rovatban pontosvessző vagy idézőjel van. Használd a KARAKTERCSERE funkciót. Kapcsold be a BEÁLLÍTÁSOK lapon és a KARAKTERCSERE lapon állítsd be, hogy a pontosvesszőt pl. kötőjelre cserélje. ";" → "-" Az idézőjelet is cserélni kell, tipkikusan aposztrófra ' (shift + 1). De akár üresen is lehet hagyni a mire cserélje mezőt, és akkor csak törli ezeket a zavaró karaktereket. Ha ezeket beállítod, akkor nem fog megtörni a mezőszerkezet.

RUN TIME ERROR 1.
Az egyik excel munkalapon lapvédelem van, emiatt a konvertáló algoritmusa nem tudja megfelelően használni. Jobb egérrel klikkelj a lapfül nevére, és a felugró menüben középtájon van a LAPVÉDELEM FELOLDÁSA. Nincs jelszóval védve.

RUN TIME ERROR 2.
A bankkonvertálókban a KONTÍR lapon egy egész sort töröltél, emiatt nem működnek jól a képletek és hivatkozási hiba van a cellákban. Vedd elő a biztonsági másolatot, és nézd meg hogy azzal jól működik-e, de mielőtt használni kezded, ne felejts el egy újabb biztonsági másolatot csinálni, hogy mindig megmaradjon egy eredeti példány, amin még nem változtattál.

PARTNERPÁROSÍTÁSNÁL NEM TALÁL MEG SEMMIT
A PARTNERTÖRZS lapon a beolvasott partnertörzs adatoknak ABC sorrendben kell lenniük az A oszlop szerint az algoritmus ezt megpróbálja sorba rendezni, de egyes Excel verziók ezt nem támogatják, emiatt nem rendeződnek sorba a tételek. Jelöld ki az A és B oszlopot a partnertörzs beolvasása után, és rendezd sorrendbe az adatokat az A oszlop szerint. Utána kezd el a párosítást.

FURCSÁN JELENNEK MEG AZ ÉKEZETES BETŰK
A bankszámlatörténet file megnyitásakor némely banknál furcsán jellennek meg az ékezetes betűk. Ennek oka, hogy más a karakterkódolás (pl. DOS-os , mi meg Windows-zal nyitjuk meg). A KARAKTERCSERE funkcióval orvosolható a jelenség. Kapcsold be a BEÁLLÍTÁSOK lapon és a KARAKTERCSERE lapon állítsd be, hogy mit mire cseréljen. Néha két karaktert kell cserélni egy karakterre. Ez leginkább a TAKARÉK Bankot érinti.

A KONTÍR SZABÁLYOKNÁL NEM ISMERI FEL A TÉTELT, PEDIG BEÁLLÍTOTTAM A KONTÍR LAPON
A bankszámlatörténetben néha a nevek végére vagy a közleményekbe kerül egy szóköznek látszó ‒ valójában chr(160) ‒ karakter. A kontír szabályokba valószínűleg bemásoltad a cégnevet, ez vitte magával ezt a karaktert is. Töröld ki a MIT KERESSEN? oszlopokban lévő szöveg végéről ezt a furcsa szóközt, és megjavul a kontír szabály.

MINDEN TRANZAKCIÓT ‒ VAGY NAGYON SOKAT ‒ FÜGGŐ TÉTELRE TESZ
A KONTÍR lapon kell megnézni, hogy a HOL KERESSEN mezőbe jól vannak-e beállítva a bankszámlatörténet oszlopok elnevezései. Esetleg a kontír szabályokon kell finomítani. A kontír szabályoknál mindiíg balról jobbra haladva kell beírni a mezőkbe. Olyan nem lehet, hogy egy sorban írtál a D oszlopba, de nem írtál a C oszlopba.

FORDÍTVA KONTÍROZZA A TERHELÉSES TÉTELEKET A BANKSZÁMLAKONVERTÁLÓ
A Beállítások lapon az F23 cellába 384-et kell írni. Ide csak a banki főkönyvi szám ELSŐ HÁROM karaktere kell, akkor is, ha pl. 3841-re könyvelsz. Az alábontást a kontír szabályoknál add meg.

AZ EGYIK SZABÁLY MINDIG FELUGRIK A KÉRDÉSEK KÖZÖTT, PEDIG NINCS IS BEÁLLÍTVA
A KONTÍR lapon a négy MIT KERESSEN? mezőt mindig balról jobbra kell kitölteni. Olyat nem lehet csinálni, hogy a C oszlopba nem írsz semmit, de a D-be igen, mert akkor folyton kérdezni fog. Az is lehet, hogy valahol bent maradt véletlenül egy szóköz az egyik MIT KERESSEN mezőben.

NEM ÍR SEMMIT A KIEGYBIZ MEZŐBE AZ ALGORITMUS
Nem állítottad be a kontír lapon a K oszlopban a KIEGYBIZ átrakása = IGEN-t. Csak szállítónál és vevőnél kell beállítani.

NINCS KIEGYENLÍTENDŐ SZÁMLA
A számlakiegyenlítésnél csak akkor tudja összepontozni a banki kiegyenlítéseket, ha előtte már feladtad a vevő/szállító tételeket a megfelelő naplóba. Ezt is csak akkor fogja kiegyenlíteni, ha a KIEGYBIZ mezőbe pontosan a kiegyenlítendő bizonylat száma szerepel, egy szóközzel sem több, és egy betűvel sem kevesebb. A KONTÍR lap L és M oszlopaival tudod "pucolni" a KIEGYBIZ mező tartalmát, akár minden kontír szabálynál más módon. Ezen kívül, ha az ADATJAVÍTÓ MÓD-ot bekapcsolod, akkor még az EXPORT lapon mentés előtt rá tudsz nézni, hogy egyeznek-e.

FÜGGŐ TÉTELEK LISTÁZÁSAKOR HIBÁRA FUT
A FÜGGŐ TÉTELEK lapot manuálisan kell törölni, mielőtt újra megnyomod a FÜGGŐ TÉTELEK gombot. Ez azért van, nehogy véletlenül kitöröld a függő tételeidet.

KETTŐS KONVERTÁLÓNÁL HIBA: 1924, HIBAÜZENET: Z IS NOT AN OBJECT
A hiba oka a Kettős Konvertáló beállításoknál van. Csinálj egy állományrendezést és a biztonsági mentés pipát ki kellett venni a konvertáló beállításánál.

Gyakori kérdések

Hol tudom megnézni a konvertáló működését?

Elkészült egy online videó, ahol a fő funkciókat bemutatom: https://drive.google.com/file/d/1ac4xb_pcQALA82jbfO6ergVvfBk-6Aep/view?usp=sharing

Mennyibe kerül a RLB bankszámlakivonat konvertáló használata?

1000Ft/hó bankonként

Vannak tételenkénti feldolgozási díjak vagy egyéb költségek?

Nincsenek.

Tetszőleges számú partnerhez használható a konvertáló?

Igen

Munkatársaim is használhatják?

Ha a könyvelőiroda megrendeli a programot a könyvelőiroda valamennyi tagja használhatja és több gépen is lehet használni.

Ki lehet próbálni a konvertálót?

Igen, DEMO-t kell kérni, az alábbi menüben: KÖNYVELŐKNEK -> DEMO IGYÉNYLÉS

Mi az az XLSM file?

A XLSM az XLSX okos nagytestvére, mely macro futtatására is képes, ezáltal a lehetőségek kiszélesednek.

Bele lehet másolni XLS file-t is?

Igen. CSV és TXT formátumot is kezel. DBF-et is beolvasm és persze XLSX file-t is.

Milyen adatokat tud beolvasni a konvertáló?

A legtöbb bank esetében a tranzakciótörténet exportját kell lementeni xls vagy csv formában. A Takarékoknál PDF kivonatból indulunk ki, de XLS formátumra konvertáljuk feldolgozás előtt.

Más bank adatait feldolgozza a konvertáló?

Nem, minden bankhoz saját konvertálóra van szükség az eltérő adatszerkezet miatt. A Bankoknál a beállítások lap felülete is különbözik, az algoritmusok is eltérhetnek. Néhány Electra rendszerű takarék feldolgozásának módja azonos.

Hosszú kivonatokat id feldolgoz a konvertáló?

Jelenleg 1000 sort dolgoz fel egyszerre. Ha ennél hosszabb, több részletben be lehet tölteni.

Több hónapot is fel lehet dolgozni egyszerre?

Igen, ha az 1000 sorba belefér.

Mi az algoritmus működési elve?

Az algoritmus a bankszámlakivonat különböző mezőiben keres karakterláncokat, és ezek alapján szabályokat lehet létrehozn, és megadni az így felismert tételek könyvelésének módját. Pl ha a közlemény rovatban szerepel a munkabér szó, akkor azt könyvelje munkabér kontírozás szerint.

Hány szabály lehet létrehozni?

100 szabály lehet beállítani, a két eleve megadott függő tétel szabályon kívül. Egy szabály több tételsort is kezel. Pl a szállító számlákban 1 szabályhoz 4 szállítónevet is meg lehet adni.

A függő tételeket hogy kezeli?

A létrehozott szabályok alapján az algoritmus megvizsgálja a tételeket. Ha pontosan egy szabály igaz a sorra, akkor lekönyveli az ott megadottak szerint. Ha egynél több szabály igaz a sorra, akkor feldob egy kérdést, hogy melyik szerint kontírozza. Ha egy szabály sem igaz a sorra, akkor függő tételre teszi aszerint, hogy a kivonatot terhelés vagy jóváírás van. A függő tételeket le lehet szűrni előre, és lehet újabb szabályok létrehozásával vagy a meglévőek finomhangolásával csökkenteni a számát.

Számlakiegyenlítés funkciót támogatja?

Igen, a KIEGYBIZ mezőt kezeli, ide lehet átemelni a kivonaton a tételek közleményét.

Mi az az ADATJAVÍTÓ MÓD?

Az algoritmus alapesetben automatikusan ment a CSV filet. Van aki még ebbe szeret belenézni, belejavítani. Ha be van kapcsolva az adatjavító mód, akkor mentés előtt megáll, bele lehet javítani az exportálandó adatokba, és utána lehet menteni a CSV file-t

Mennyi ideig tart a konvertálás?

Az első alkalommal a szabályok létrehozása miatt kb 20-30 perc lesz az első kivonat feldolgozása akkor is ha több száz tételsor van rajta. A második kb 5 perc lesz.

Több céghez szeretném használni a konvertálót, hogyan lehet megoldani?

Javasolt minden céghez külön XLSM file-t menteni, hogy a szabályokat ne kelljen újraírni.

A program futása közben előforduló hibák és megoldásuk:

Nem fut le a prgram: Akkor történik ha nem létező könyvtár van kiválasztva, vagy a file nevében iltott karakterek vannak.

A partner nevet újként importálja be: Valószínűleg egy szóköz eltérés van. a partnernév végén lévő szóköz levágható a beállítások lapon, vagy használd a PARTNERNÉV FELÜLÍRÁS funkciót.

Nem pontozódik össze a számlakiegyenlítés: Hasonló szóköz hiba lehet az oka, a Kontír lap KIEGYBIZ KIVENNI oszlopaiba kell egy szóközt tenni (ilyenkor minden szóközt kiszed a KIEGYBIZ mezőből)

Furcsa ékezetes karakterek vannak a CSV-ben: Sajnos a kivonat karakterkódolása nem jó, a KARAKTERCSERE funkcióval orvosolható a probléma.

Szétcsúszott a CSV: A partnernév vagy a közlemény mező ; (pontosvessző) karaktert tartalmaz karaktercsere funkcióval ki kell cserélni valami másra. pl - (kötőjel) vagy _ alsóvonal.

 Hibás kód: Nem megfelelő vagy lejárt kód. Újat kell kérni.

Függő tételek futtatása közben megáll: A Függő tételek lapot a függő tétel gomb megnyomása előtt törölni kell.

Gábor Tamás

+36 30 4660799

gabor.tamas@mastermindclub.hu

Ha demót szeretnél kérni: https://www.excelguru.info/konyveloknek/demoigenyles

RLB BANKSZÁMLAKONVERTÁLÓ  VIDEÓFILM - Google Drive-ról

 ONLINE PREZENTÁCIÓ - Google Drive-ról

Itt eltöltheted a prezentációt Microsoft formátumban:

RLB BANKSZÁMLAFELDOLGOZAS - PPTX

RLB BANSZÁMLAFELDOLGOZÁS - PPSX

Itt meg találsz pár képet:

{gallery}gt/excel/konyvelok/rlb/bank{/gallery}

Nagyon fontos, hogy a beállítások lapon egy LÉTEZŐ könyvtárat válassz ki a számítógépeden vagy a helyi hálózaton, amihez van írási jogosultságod. Különben hibára fut az algoritmus.

Végezetül egy tipp:

Ha a kipróbálásra kapott file-oknál egyes mezőket nem tudsz átírni, azt könnyen javíthatod magadnak is. (Pl banszámlakivonat v21-es verziókban van 3 ilyen cella, későn vettem észre, már kiküldtem)

1. Alul a lapfülre jobb egérklikket kattintva a LAPVÉDELEM FELOLDÁSA parancsot kell választani.
2. Jobb egérklikk a cellára, majd CELLAFORMÁZÁS.
3. A legutolsó fül (jobb fent a párbeszédpanelen) a VÉDELEM.
4. Vedd ki a ZÁROLT mellől a pipát.
5. Az egyes ponthoz hasonlóan kapcsold vissza a lapvédelmet.

A 2. pontnál egyszerre több cellát is kijelölhetsz

Egyből kétféle tábláza tkészült. Az egyik, ahol csak nem minden nap van nyugta kibocsátás. A rögzítés gyorsasága miatt úgy lett kialakítva a program, hogy a dátumból csak 3 vagy 4 karaktert kelljen begépelni, és a program kiegészíti a megfelelő formátumú dátumot. A nyugta sorszámát automatikusan tölti ki amint beírunk egy értéket az összeg mezőbe. A nyugta sorszámának betűjét és a kezdő sorszámot tömbönként egyszer kell megadni. A leütések számét kb 30-50%-kal lehet csökkenteni. Ez időben akár kétszeres rögzítési sebességet is jelenthet.

A hatékony feldolgozáshoz egyszer meg kell adni az alapvető kontírozási beállításokat és egyéb paramétereket. Az algoritmus külön kezeli a különböző áfás tételeket. Tömbönként lehet változtatni az ÁFA külcson és a kapcsolódó BEVSOR és AKOD paramétereken.

Vannak olyan esetek is, amikor naponta sok nyugta kerül kiállításra. Ezeknek a partnereknek készült a másik táblázat. Itt még jobbanegyszerűsítettük az adatbevitelt, mindössze az összegeket kell beírni, és ha a dátum változik, egy billenytű, vagy egy klikk az egérrel. Ennél a változatnál a billyenytű leütések száma 50-75%-kal csökken. Nem csak sebességben jelentősen hatékonyabb, hanem ergonómiailag is jobb így dolgozni.

A beállítások is nagyon hasonlóak, a dátumkezelés az egyetlen másképp működő megoldás, illetve az extra funkcionalitást biztosító macro-k, melyeket gyorsbillentyűvel vagy a képen is látható + és- jelügombokkal lehet léptetni.

Ha Te is szeretnéd a saját munkádat és kollégáid feladatait hatékonyabbá és könnyebbé tenni, keress bátran.