A 2020-as KÖNYVELŐFESZTIVÁLon az ADOCAMPUS készitett egy offline nyomtatott különszámot, amiben lehetőséget kaptam én is cikk írásra. Az online világban itt teszem közzé először a cikket. Idén nagyon aktuális lesz, hisz 2020 július 1-től nagyont változik a világ. Küld el ügyfelednek ezt a cikket, ha Téged kérdez.

Hogyan válasszunk számlázóprogramot ügyfelünknek?

Könyvelőirodaként fontos az, hogy az ügyfelek szakértőként a könyvelőjükre a tevékenységükhöz kapcsolódó adminisztrációs területen, ezért fontos, hogy egy könyvelő tudjon olyan számlázóprogramot ajánlani az ügyfelének, ami megfelel a céljainak.

2020 júliusától néhány kivételtől eltekintve minden olyan számlát be kell küldeni a NAV felé ami nem magánszemély felé lett kiállítva, de 2021-ben már ezeket is be kell küldeni. Célszerű egy körben megoldani az átállást, és már most a megfelelő programot javasolni az ügyfélnek.

Az online kapcsolattal rendelkező számlázóprogramok automatikusan be fogják küldeni a szükséges számlákat XML formában a NAV felé, és akkor a könyvelőnek nem kell törődnie az utólagos jelentésekkel. A kézi számláknál és az online kapcsolattal nem rendelkező számlázóprogramok esetében nem lehet majd megúszni a PTGSZLAH beküldéseket.

Az ügyfeled a legegyszerűbben oldaná meg, keres egy ingyenes online számlázót, legalábbis amelyet ingyenesnek gondol. De az ingyenesség nem minden funkcióra terjed ki, és lehet, hogy pont a Te munkád lesz megnehezítve azzal, hogy az ingyenes verzióba nem lehet menteni könyvelőprogramba pár gombnyomással beimportálható adatokat, vagy pedig csak olyan adatbázis lehet így importálni, amit nehezebb könyvelni.

Ekkor elbeszélgetsz az ügyfeleddel, aki ilyenkor szembesül azzal, hogy az ingyenesnek gondolt számlázója akár 2-3 ezer forintba is kerülhet havonta. Tipikus eset, hogy az egyik legnagyobb online számlázónál az éves költség akár 30.000Ft is lehet, és az ügyfél ezt a költséget a könyvelési költségekhez fogja kötni. Jobb ezeknek a beszélgetéseknek elébe menni, és jó előre tisztázni a helyzetet, és kiderül, hogy az ingyenesnek hirdetett néha drágább, mint amelyiket eleve kedvező havi vagy éves díjért adnak.

A könyvelőnek másodlagos, de az ügyfélnek elsődleges szempont a program használhatósága. A könyvelőprogramok számlázóprogramjai általában más gondolkodásmódot igényelnek, mint amit az átlag ügyfél elvár. Persze mint mindenütt, itt is vannak kivételek, de jó esély van rá, hogy a könyvelő által használt könyvelőprogram funkciói nem annyira fognak tetszeni az ügyfélnek.

Aki olyan tevékenyéget végez, hogy helyszínekre jár ki, annak fontos lesz a helyhez nem kötött számlázás. Az online könyvelőprogramok közül néhánybak van mobilapp verziója vagy mobiltelefonra optimalizált reszponzív kezelőfelülete. Nekik ilyen programot érdemes választani. Ezek a programok rögtön kiküldik emailben a számlát, de van amelyiknek mobil nyomtatós kapcsolata is van, és a számlaformátumok között is van olyan, ami a hőpapíros nyomtatók hosszú-keskeny lehetőségeivel kompatibilis.

Más vállalkozóknak a házipénztár kezelése fontos lehet, és itt szintén előjön az a kérdés, hogyan lehet átimportálni ezeket az adatokat a könyvelőprogramba. Szintén sok helyen igény – pl kereskedő vállalkozásoknál – a készletkezelés. Ezt nem minden számlázóprogram támogatja. A webáruházat üzemeltető ügyfeleknél egyértelmű igény, hogy a webshop motorjával össze lehessen kötni a számlázóprogramot. Náluk a két leggyakoribb választás a Billingo és a Számlázz.hu, akik a leggyakoribb hazai webáruházmotorok közül (pl. UNAS és Shoprenter integráció vagy Wordpress+WooCommerce plugin) kifejlesztették az API kapcsolatot.

Főként a kisebb vállalkozók örülnek olyan lehetőségnek, ha a számlázóprogramjukban van lehetőség költségeik rögzítésére is, hiszen így egyfajta mini adminisztrációs rendszerként tudják használni, és egy helyen tudják vezetni a bevételeiket és kiadásaikat is.

A vállalkozók egy részének szükséges, hogy devizában is tudjon számlázni a számlázóprogram, és még jobb, ha többféle árfolyamot is tud kezelni. Bár a legtöbb kisvállalkozó egyszerűen MNB középárfolyamot használ számlázáskor, lehetnek nekik is olyan szerződéseik, ami pl. az egyik kereskedelmi bank aktuális árfolyamának használatát írja elő.

A legtöbb vállalkozónak nem szükséges elektronikus számlát kiállítania, de kényelem szempontjából fontos, hogy a PDF számlákat emailben kiküldje a rendszer. A legtöbb felhasználónak az email útján kiküldött PDF számla elegendő lesz. Ha néhány partner ragaszkodik a papír alapú számlához, azt bármikor ki lehet nyomtatni, és el lehet küldeni postai úton. Digitális időbélyeg is szükséges lehet egyes vállalkozók számára. Ezt az extra szolgáltatás szinte mindenhol pénzért érthető el, sokszor darabonként kell megfizetni a díjat. Ahol időbélyeg szükséges, ott mindenképp át kell beszélni ennek a költségét.

Van olyan vállalkozó – bár már inkább vállalkozásnak is nevezhetjük – ahol egyszerre többen is használják a számlázóprogramot, mert az ügyfélkiszolgálás rendje ezt igényli. Ez akár több helyszínt is jelenthet, ami esetében akár az is előfordulat, hogy külön digitális számlatömböt szeretnének használni a különböző helyszíneken. Az online könyvelőprogramok legtöbbje jól kezeli ezeket az igényeket, míg a lokális gépre telepítetteknél a több példányban telepített programok többletköltséget jelenthetnek. Szinkronizálás hiánya esetén külön figyelmet igényel, hogy nehogy véletlenül ugyanaz a számlasorszám kétszer legyen használva. Mindenképp ellenőrizni kell a számlázóprogramnál ezeket a lehetőségeket több telephelyen számlázó ügyfeleknél.

Marketing szempontból fontos a szép számlakép és a saját logó elhelyezése a számlán. Ebből a szempontból jó választás lehet az a számlázóprogram, ahol sok számlasablon van, vagy teljesen egyedileg testre szabható a számlakép.

Jelenleg törvény szabályozza, hogy milyen formában és mennyi ideig kell megőrizni a számlákat. Egy évig a legtöbb számlázóprogram elérhetővé teszi a számlákat, de pl az egyik legnagyobb online számlázóprogram csak 1 évet enged, és a régebbi számlákhoz csak a drágább csomagjában lehet hozzáférni.

Ellenőrzés esetén fontos, hogy ne egyesével kelljen letölteni a számlákat, mert az igen sok idő, akár a könyvelő, akár a vállalkozó tölti le. Valamilyen egyszerű tömeges számlaletöltés funkció mindenképp szükséges.

Szót kell ejteni az adatok biztonságáról is. A lokális számítógépen futó számlázóprogramok esetében jellemzően manuálisan érdemes adatmentést csinálni elkülönített adathordozóra, hiszen előfordulhat, hogy egy zsarolóvírusos támadás esetén a teljes merevlemez anyaga – beleértve a kimenő számlák adatait - elvész. Online számlázóknál az adatmentés és a külső támadások elleni védekezés terhét leveszi a vállunkról a szolgáltató. Ugyanakkor éves zárásnál érdemes lehet ilyen esetekben is lementeni az adatokat és számlaképeket, és egy egyszer írható fizikai adathordozón berakni a könyvelési anyagok közé.

A számlázóprogramokat rendszeres időközönként frissítik, hogy megfeleljenek a mindenkori törvényi előírásoknak. A számítógépre telepített programokat a felhasználónak kell frissíteni, míg az webes számlázóprogramok automatikusan frissítésre kerülnek. Ezek a frissítések általában éjszakai időszakban történnek, és pár perces leállást szoktak jelenteni a szolgáltatásban, ami a rendeltetésszerű használatot nem befolyásolja

Végére hagytuk a könyvelő számára legfontosabb szempontot, hogyan lehet konvertálni, beimportálni a számla tételeit a könyvelőprogramba. Ezt a versenyt jellemzően az webes számlázók nyerik meg, ezek kínálják a legszélesebb körű importálási lehetőséget. Fontos azonban ellenőrizni az adatok minőségét, hiszen pl helyesbítő számla vagy egy FAD-os számla, esetleg egy nem MNB árfolyamon kiállított számla importálásakor előfordulhat, hogy nem azt kapjuk importálás után, amit vártunk. Fontos, hogy szem előtt tartsuk, hogy az adatimportálás megkönnyíti, de nem helyettesíti a könyvelést.

Ha egy könyvelő azt kérdezné ma tőlem, hogy melyik számlázóprogramot ajánlja ügyfeleinek, azt mondanám, hogy az alábbiakat nézze meg és a fent felsorolt szempontok alapján ezek közül válasszon egyet, esetleg többet:
Online számlázók: Billcity, Billingo, BizXpert, Innvoice, Szamlazz.hu. V-számla
Lokálisan telepített számlázók: AxelPro, ClearAdmin, Kulcs-Számla és Készlet
(A számlázóprogramok nevei ABC sorrendben kerültek feltüntetésre.)

Saját célra persze teljesen máshogy választ számlázóprogramot egy könyvelő vagy könyvelőiroda. Adja magát, hogy a legtöbb könyvelőprogramnak van saját számlázó programja. De persze nem biztos, hogy az a legcélravezetőbb megoldás. A könyvelők a számlák kiállításakor is szeretnek gyorsan dolgozni, tehát saját részre mindenképp előnyös az a számlázóprogram, ahol van tömeges számlaimportálásra lehetőség, vagy esetleg API kapcsolat.

Egy könyvelőirodának általában fix havi díjai vannak, amihez hozzá jön még esetleg a zárási díj, vagy a mérlegkészítés díja, a bérszámfejtés változó tételei, illetve esetleg egyes kedvezmények az ügyfelek részére. Tehát vannak ismétlődő és változó tételek is. Utóbbiaknál nem csak a mennyiség változhat, hanem egységár változás is előfordulhat, vagy akár egy teljesen új tétel is bekerülhet a számlázandóak közé. Egy könyvelőirodának legjobb olyan megoldást választani, ahol a számlázóprogramhoz van programhoz van olyan Excel vagy OpenOffice alapú segédtáblázat, ami megkönnyíti a számlázandó tételek legenerálását, több száz számla akár ezer db feletti tétele is megvan kb 10 perc alatt. Az import funkció használatának költsége eltörpül ahhoz képest, hogy mennyivel gyorsabban lehet így számlázni, mint manuálisan. Ráadásul a Billingo esetében könyvelőirodák részére van ingyenes tömeges számlaimportálási lehetőség is.

Könyvelőirodáknak a saját számlákhoz ideális megoldás lehet a korábban említettek közül a BILLCITY, a BILLINGO, a SZAMLAZZ.HU és a V-SZÁMLA. Az első kettőhöz van ExcelGuru számlageneráló, mely kifejezetten könyvelőirodák számára lett kifejlesztve. A BILLINGO kifejezetten beizzította a fejlesztési rakétákat, ami plusz pontot jelent még a legjobbak versenyében is. Pl könyvelőknek Billingo Premium 0 Ft-ért, örökös támogatás könyvelőknek